¡Preparados, Listos, Fuera!: Planteando las metas anuales para los laboratorios de Aguas

El planteamiento de las metas puede ayudar a preparar a su laboratorio para el éxito en 2021. Como gerente de laboratorio, usted es la fuerza guía que ayuda a conectar con los objetivos de negocio más grandes de su laboratorio, como por ejemplo, los objetivos financieros propuestos por la gerencia y la realidad diaria de los analistas. Es importante ayudar a los empleados a plantearse también objetivos, los cuales deben ir alineados con las estrategias y objetivos de su compañía.

REVISE EL PROGRESO DEL ÚTIMO AÑO

Antes de plantearse nuevas metas, reflexione sobre el año inmediatamente anterior. Si los empleados alcanzaron sus objetivos anuales, asegúrese de celebrarlo con ellos, de tal manera que sientan y entiendan que su esfuerzo y trabajo duro es valorado. Si por el contrario, no alcanzaron los objetivos, investigue cuál fue la razón. Incluso los mejores esfuerzos pueden conducir hacia el fracaso si las metas son alejadas de la realidad o si no se cuentan con los recursos necesarios.

Este año usted necesita ser más flexible y comprensivo. Los desafíos sin precedente del 2020 prueban que el testeo de agua es un servicio esencial. Esta es una lección importante para concentrarse en las metas de este año: su trabajo es importante pues asegura la salud y la seguridad sanitaria de su comunidad.

IDENTIFIQUE METAS INVIDUALES

Sea que usted maneje un laboratorio independiente o uno que es parte de una organización más grande, las metas individuales deben se relacionadas con las metas globales del laboratorio. Una vez usted haya identificado claramente las metas de la alta dirección (Incrementos porcentuales con respecto a ganancias previas, por ejemplo), asegúrese que las metas anuales de su equipo de trabajo ayuden a cumplir esas metas globales.

Algunas metas puntuales que su laboratorio debería considerar para este año serían: Ganar más clientes, Conseguir una nueva acreditación, Reducir Costos e Incrementar las ventas Totales.

UTILICE EL MODELO “SMART”

Una vez usted tenga una idea de cómo su laboratorio se encuentra con respecto al progreso ganado el año pasado y haya elegido los objetivos principales para cumplir durante este año, es tiempo de definir como sus empleados van a contribuir.

Muchas organizaciones usan el modelo “SMART” pare crear metas a las que se les pueda medir su desempeño. El acrónimo SMART (Por sus siglas en inglés) significa:

  • Specific (Específico)
  • Measurable (Medible)
  • Achievable (Alcanzable)
  • Relevant (Relevante)
  • Time – Based (Basado en el tiempo)

Digamos que la meta global de su laboratorio es aumentar la satisfacción de sus clientes. Esto podría ser alcanzado si se mejoran los tiempos de respuesta. La publicación Lab Manager aconseja monitorear el tiempo de respuesta de cada analista a través de su sistema LIMS. Posterior a esto, usted podría lograr el apartado Específico si por ejemplo, direcciona su objetivo hacia un tiempo de bacteria o parámetro específico. El tiempo de respuesta es claramente Medible (En horas o días dependiendo del test). Por otro lado, asegúrese que la meta sea realista. Y hay que tener en cuenta que todos queremos dar resultados instantáneos, que demuestren nuestra valía en la compañía, pero es necesario tener en cuenta la cadena de suministros relacionados con la pandemia (Lo cual ha aumentado el tiempo de entrega de la mayoría de suministros de laboratorio) y otras prioridades en el laboratorio antes de fijar una fecha de entrega que sea en este caso Alcanzable. De igual manera, asegúrese que la meta es Relevante para los objetivos globales de la compañía; en el caso de nuestro ejemplo, al obtener los resultados más rápidamente y de una manera confiable para sus clientes, está trabajando en pro de obtener una mejor satisfacción en sus clientes. Finalmente, haga la meta basada en el tiempo fijando una fecha límite. No puede esperar que su equipo acelere su proceso de trabajo de la noche a la mañana. Apúntele a bajar los tiempos para mitad de año, por ejemplo.

EMPODERE A SU EQUIPO A ADUEÑARSE DE SUS METAS

Programe una reunión con su equipo de trabajo para hacer el lanzamiento oficial de las metas anuales. Reúnanse y piensen juntos para concluir las metas específicamente para cada equipo o departamento. Se sorprenderá al ver que aquellos que trabajan todos los días haciendo análisis querrán mejorar detalles de los que probablemente usted no se había percatado.

Como su Gerente o Jefe, usted debería fijar el tono en general y asegurarse que las metas individuales estén alineadas a modelos como el SMART y que a su vez estén relacionados con los planes globales de la compañía. Que esto no significa que usted deba apartar varios días para construir la meta perfecta para cada empleado, en vez de esto, pregunte a cada miembro de equipo realicen un borrador de lo que ellos pueden considerar como sus metas propias, de tal manera que se puedan enfocar en aquellas que tienen más sentido para su posición. Posteriormente, usted podrá revisar lo que han elegido para ofrecer aportes adicionales.

Lo que se quiere en este tipo de ejercicios es crear metas que sean alcanzables pero que desafíen lo suficiente para empujar a todos al crecimiento y el mejoramiento a través del año. El portal Inc.com señala que está probado que las metas que son claras y desafiantes conducen a tener un mayor nivel de desempeño.

SEGUIMIENTOS Y CHEQUEOS

El planteamiento de las metas es apenas el primer paso. Usted no puede simplemente fijar metas al iniciar el año y olvidarse de ellas por los próximos seis meses. Chequee varias veces a través del tiempo (Mensualmente, si es posible) para observar el progreso que su equipo está haciendo y para identificar cualquier obstáculo en su camino. Si tiene reuniones mensuales de revisión a nivel empresarial, incluya el chequeo de avance de metas como un punto fundamental de revisión dentro de las agendas de cada una de estas reuniones.

Manteniendo las metas en su cabeza, usted podrá construir una contabilidad de los objetivos alcanzados y ayudará a sus empleados a mantenerse enfocados en lo que realmente importa para su laboratorio y sus ambiciones profesionales.

Kelly McSweeney

Kelly McSweeney

Escritora de ciencia y tecnología

Armada con su maestría en escritura y una década de trabajo profesional en la industria de publicaciones científicas Kelly McSweeney escribe sobre ciencia e innovaciones tecnológicas. Ella traduce temas complicados a historias que capturan la curiosidad de sus lectores, que van desde lectores casuales a expertos técnicos. Kelly cuenta con diplomas del Emerson College y la Universidad de Vermont y ha trabajado en publicaciones de ciencia, tecnología, ingeniería y matemáticas en publicaciones como Wiley, la revista In Compliance, y Pearson. Sus artículos sobre las últimas investigaciones han sido publicados por ZDNet, Northrop Grumman y Wiley.


 

Evite errores en su laboratorio de agua con estas 6 estrategias de prevención

Son las 10 de la mañana de un lunes cuando notas que sale humo de un termo reactor utilizado para analizar muestras de agua. No estar al día con el mantenimiento de los instrumentos ahora significa retrasar las pruebas durante semanas mientras se espera un nuevo equipo, todo porque alguien se olvidó de poner una llamada de servicio.

Este escenario es uno de los muchos errores de laboratorio que los gestores deben evitar. Otros errores van desde los errores de gestión, como las malas contrataciones y el marketing ineficaz, hasta los errores operativos, como no utilizar los controles adecuadamente.

Con todo esto en mente, considere la posibilidad de adoptar estas estrategias de prevención para ayudar a evitar los errores comunes y garantizar una mejor eficiencia en su laboratorio en general.

1. IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Los errores de mantenimiento de los equipos son algunos de los más caros y que más tiempo consumen en los laboratorios. Parte del problema es que, en un esfuerzo por reducir costes, los laboratorios de aguas pueden ocuparse de los equipos sólo cuando se estropean.

Un método mejor es invertir en la prevención de las averías. El mantenimiento preventivo consiste en realizar limpiezas, reparaciones y sustituciones de piezas con regularidad para minimizar el tiempo de inactividad.

Dependiendo del instrumento, puede realizar el mantenimiento en una fecha concreta del calendario o después de un determinado tiempo de funcionamiento. Los contratos de servicio también pueden ayudar, pero debe evaluar cuidadosamente el coste de las llamadas de servicio, si las piezas están cubiertas y si puede permitirse sustituir el instrumento.

2. DESARROLLAR UN PLAN DE MARKETING

Si le preocupa perder nuevos negocios, un buen punto de partida es un plan de marketing. Su plan de marketing debe hacer lo siguiente

– Evaluar los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas (análisis DAFO), con vistas a descubrir nuevas oportunidades o clientes potenciales.

– Incluir diferentes personas o perfiles de clientes ideales (por ejemplo, ambientales, municipales, etc.) para entender sus principales retos y cómo se enteran de servicios como el suyo.

– Establezca los objetivos específicos que desea alcanzar.

– Describa lo que hace único a su laboratorio y por qué los clientes deberían trabajar con usted.

– Determine qué canales utilizará para alcanzar sus objetivos, como su sitio web o el contacto directo.

– Describa las tácticas que utilizará para alcanzar sus objetivos, por ejemplo, asistiendo a eventos virtuales o celebrando seminarios webs educativos.

3. ESCUCHE A SUS CLIENTES

Una forma de hacer crecer tu negocio y evitar un retraso en la captación de nuevos clientes es hablar con tus mejores clientes para determinar cómo servirles mejor y cómo conseguir más clientes como ellos. Haga estas preguntas a sus mejores clientes:

– ¿Por qué eligió trabajar con nosotros? La respuesta puede ayudarle a entender en qué debe centrarse su material de marketing.

– ¿Qué le haría la vida más fácil? La respuesta de su cliente puede proporcionarle nuevas ideas para diferenciar sus servicios.

– ¿Cuáles son sus mayores problemas? La respuesta a esta pregunta también puede aportar ideas sobre cómo hacerse indispensable para los clientes.

Escuchar con empatía también es fundamental para gestionar las quejas. En lugar de reaccionar a la defensiva, reconozca el error y deje que el cliente se desahogue. También debes preguntar cómo solucionarlo y, a continuación, hacer todo lo posible por conseguirlo.

4. CREE UN EQUIPO DE ESTRELLAS DEL ROCK

Cuando se tiene una necesidad crítica de personal, es fácil dejar que la urgencia se interponga en la visión a largo plazo. Desgraciadamente, la contratación equivocada le costará mucho si tiene que sustituir a esa persona dentro de seis meses.

¿Cómo puede construir estratégicamente un equipo de estrellas del rock?

– Haga preguntas detalladas. Dé a las personas escenarios de prueba y pregúnteles cómo manejarían la situación. Cualquier pregunta que requiera que la persona recorra una serie de pasos revelará su verdadero nivel de experiencia, por lo que no tendrá que basarse únicamente en el currículum.

– Cree un espacio para ascender. Aparte de un salario más alto, ofrecer oportunidades de desarrollo es una de las principales formas de mejorar la retención de los empleados. De hecho, según la CNBC, el 94% de los empleados permanecerían en su empresa si ésta invirtiera en ayudarles a crecer profesionalmente.

– Proporcione retroalimentación a la gente. Los empleados están más comprometidos cuando saben cómo lo están haciendo, reciben elogios por su buen trabajo y se les reconoce cómo pueden mejorar. Debería hacer esto con regularidad, además de las revisiones anuales del rendimiento.

– Solicite sugerencias. Pregunte a los empleados qué haría su trabajo más fácil o más agradable. A continuación, asegúrese de poner en práctica todas las sugerencias que pueda (de lo contrario, la gente no seguirá compartiendo ideas).

También debe asegurarse de abordar los problemas con los empleados problemáticos de frente, dado que los empleados problemáticos pueden hacer que otros miembros valiosos del equipo quieran irse.

5. HACER DE LA SEGURIDAD UN PROCESO, NO UN ACONTECIMIENTO

Los laboratorios son lugares de riesgo para trabajar. El fuego, la inhalación de humos, los tropiezos con los cables… todo esto y mucho más puede perjudicar a los empleados y provocar problemas legales y normativos. La falta de seguridad también puede dañar la moral y aumentar la rotación de personal.

En lugar de hacer de la formación en seguridad un evento único, debería ser un proceso continuo que implique

– Formar a los empleados en enfoques de seguridad basados en el comportamiento para que todos se sientan cómodos hablando cuando vean problemas de seguridad.

– Llevar a cabo recorridos diarios en los que se observen las condiciones de seguridad y se ofrezcan comentarios respetuosos al respecto.

– Analizar los cuasi accidentes para entender dónde es probable que se produzcan futuros problemas.

6. REVISAR EL USO DE NORMAS Y CONTROLES

El uso incoherente de las normas y los controles es un problema generalizado que afecta a la precisión de los resultados de muchos laboratorios. Si lo hace mal, podría enfrentarse a un aumento de las quejas de los clientes, así como a semanas (o más) de datos no válidos.

Los estándares demuestran que un ensayo ofrece los resultados esperados y se utilizan para calibrar un instrumento. Los controles deben utilizarse para garantizar que funcionan dentro de un rango establecido de valores aceptables. Aunque es probable que entienda la distinción, merece la pena repasarla con los empleados para asegurarse de que realizan un control con cada análisis para evaluar la desviación. Es posible que los técnicos más sólidos ya sean conscientes de ello, pero es algo que hay que tener en cuenta con los nuevos.

La gestión del laboratorio implica muchas piezas en movimiento, y los errores ocurrirán. Centrarse en las estrategias preventivas que se comentan aquí puede ayudarle a anticiparse a los problemas y a convertir los que se produzcan en oportunidades de mejora.

Rachel Tracy

Escritora profesional

Rachel Tracy es una redactora de tecnología y ciencia con experiencia en ciencias ambientales y del agua. Posee un máster en ciencias medioambientales por la Universidad de Vanderbilt y tiene experiencia en diversos entornos de laboratorio, incluidos los laboratorios de análisis de agua y biomédicos. Rachel es una antigua consultora medioambiental con experiencia en el cumplimiento de la normativa, las normas de gestión global y la gestión de la calidad y la seguridad. Vive en Nashville, Tennessee.

abril 14, 2021

Primera publicacion

Bienvenidos a este espacio informativo EVITE ERRORES EN SU LABORATORIO DE AGUA CON ESTAS 6 ESTRATEGIAS DE PREVENCIÓN Rachel Tracy | 18 de diciembre de 2020 […]
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